Rechnungswesen
Leistungserfassung und Rechnungserstellung automatisieren
- Suchen Sie nach einem einfachen Weg, Ihre erbrachten Arbeitszeiten zu erfassen?
- Möchten Sie Ihren Kunden professionelle PDF Rechnungen senden?
- Möchten Sie, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden?
- Möchten Sie Ihre erbrachten Leistungen automatisch in Ihrer Rechnung detailliert auflisten?
- Haben Sie gerne einen Überblick, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden?
- Wollen Sie automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden, sobald Ihre Rechnungen überfällig sind?
- Möchten Sie Ihre Rechnungen und die ausgehende E-Mail an Ihre eigene CI anpassen?
- Wollen Sie, dass alle Daten wie gewohnt in Google Tabellendokumenten gespeichert werden?
Wenn Sie zumindest eine dieser Fragen mit Ja beantworten können, dann ist die Anwendung Rechnungswesen genau das Richtige für Sie!
Kopieren Sie sich alle Dateien der Anwendung Rechnungswesen kostenlos auf Ihr Google Drive.
Einrichten
Rechnungswesen für G-Suite
Sie erhalten mit der Kopie dieser Ultradox Anwendung, alle Automationen und Vorlagen, die für die Leistungserfassung und Rechnungserstellung benötigt werden.
Bevor Sie die Anwendung verwenden können, müssen Sie einmalig Ihre Unternehmens- und Kundendaten in das Tabellendokument Buchhaltung eintragen, das automatische Mahnwesen aktivieren, sowie optional eine Verbindung zu Ihrem Stripe-Konto herstellen.
Tragen Sie Ihre Daten in dem Tabellendokument an den dafür vorgesehenen Stellen ein und erhalten Sie den Aufbau der Tabellen, damit die Funktionalität erhalten bleibt.
Tabellendokument Buchhaltung
In dem Tabellendokument Buchhaltung sollten sich alle relevanten Daten für die Rechnungserstellung befinden.
Arbeitsblatt Info, Kunde
Tragen Sie in dem Arbeitsblatt Info und Kunden Ihre Unternehmens- und Kundendaten ein und löschen die vorhandenen Beispiel-Einträge.
Bei der Eingabe von Sprache, Land und Währung Ihrer Kunden, verwenden Sie bitte die korrekten Länderkürzel: ISO-3166-1-Kodierliste
Arbeitsblatt Leistungen, Rechnungen, Mahnungen
In den Arbeitsblättern Leistungen, Rechnungen und Mahnungen, werden von Ultradox alle Einträge automatisch erfasst, sobald Sie Ihre Daten in der App Leistung erfassen eintragen haben und die App Rechnung erstellen verwenden.
Löschen Sie auch in diesen Arbeitsblättern die vorhandenen Beispiel-Einträge.
Sie können die Leistungen im entsprechenden Arbeitsblatt natürlich auch händisch eintragen. Allerdings wird durch die App Leistung erfassen sichergestellt, dass sich keine Tippfehler einschleichen.
Sofort-Zahlung aktivieren
Ermöglichen Sie Ihren Kunden eine sofortige Überweisung der Rechnungen per Link aus der E-Mail und verknüpfen Sie die Ultradox Anwendung Rechnung bezahlen mit Ihrem Stripe-Konto.
Verbinden Sie die Automation mit Ihrem stripe-Konto und nicht mit einem Test-Konto von stripe.
Beim erstmaligen Öffnen der Automation Rechnung bezahlen erscheint ein Dialog über den Sie Ihr stripe-Konto mit Ultradox verbinden können.
Sollten Sie diesen Vorgang abgebrochen haben und die Zugriffsrechte manuell einrichten wollen, dann wählen sie den Baustein Zahlungsaufforderung und klicken auf das Schlüssel Icon (das noch rot erscheint) um den Dialog zu öffnen.
Die Funktion Sofort-Zahlung Ihrer Rechnung ist nun aktiviert.
Ihre Kunden können nun direkt aus der E-Mail sowohl im Browser, als auch auf dem Handy die Zahlung durchführen.
Automatische Mahnungen aktivieren
Um automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden, passen Sie zunächst im Tabellendokument Buchhaltung die Anzahl der Tage an, nach denen die entsprechenden E-Mails verschickt werden sollen.
Öffnen Sie dann die Automation Mahnungen verschicken und aktivieren Sie im Ultradox Editor den Timer, um diese Automation täglich einmal auszuführen.
Klicken Sie dazu auf den Button Timer in der Toolbar oder wählen Sie den Timer unter dem Menüpunkt Ausführen.
Alle notwendigen Schritte für die Vorbereitung sind erfüllt und die Apps können ausgeführt werden. Passen Sie aber noch die Rechnungsvorlage und die E-Mail-Vorlage an Ihr Corporate Design an, bevor Sie die Apps verwenden.
Vorlage Rechnung
Die Vorlage Rechnung ist die Vorlage für Ihre Rechnungen. In den Ordnern en und de, befindet sich jeweils eine englische und eine deutsche Version.
Sie können die Vorlagen an Ihr Corporate Design anpassen und das Anschreiben ändern, achten Sie aber darauf, dass die Variablen erhalten bleiben, damit die Daten aus dem Tabellendokument Buchhaltung automatisch generiert werden können.
Wenn Sie mit Variablen arbeiten und Unterstützung bei den möglichen Formatierungen haben möchten, verwenden Sie unseren Ultradox Template Editor.
Um die Funktionalität zu erhalten müssen auch die Namen der Vorlagen Vorlage Rechnung und Vorlage E-Mail erhalten blieben. Legen Sie bei Bedarf neue Ordner mit den jeweiligen Länderkürzeln und einer Rechnungs- und E-Mail-Vorlage an.
Ordner Rechnungen
In diesem Ordner werden alle archivierten Rechnungen nach Jahreszahl sortiert archiviert.
Sie können die Rechnungen entweder nur als PDF Dokument archivieren oder auch ein Google Textdokument speichern, falls Sie sich die Möglichkeit offen halten wollen, die Rechnungen nachträglich zu bearbeiten.
Vorlage E-Mail
Aus dieser Vorlage wird die ausgehende E-Mail erzeugt. Diese enthält verschiedene Textabschnitte mit entsprechenden Variablen, die je nachdem, ob eine Rechnung, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschickt wird, verwenden werden
Sie könnten die Texte ändern und das Layout an Ihr Corporate Design anpassen.
Zur Erinnerung: Um die Funktionalität zu erhalten ist es notwendig alle Variablen in der Rechnungsvorlage und in der E-Mail-Vorlage beizubehalten.
Sie können die E-Mail auch um weitere Elemente ergänzen, zum Beispiel wenn Sie Ihren Kunden zusätzliche Informationen zusammen mit der Rechnung zusenden möchten.
Nutzen Sie den Ultradox Email Designer um die E-Mail-Vorlage um Einträge zu erweitern und eine einwandfreie Darstellung auf allen Endgeräten zu gewährleisten.
Ausführen
Leistungserfassung und Rechnungserstellung
Nachdem Sie die Vorbereitungen beendet haben und alle relevanten Daten in die jeweiligen Dateien eingetragen sind, können Sie die Ultradox Apps für Ihre Leistungserfassung und Rechnungserstellung nutzen.
Die Anwendungen sind im Test-Mode voreingestellt. In diesem Modus werden alle ausgehenden E-Mails an Ihre eigene E-Mail-Adresse verschickt und nicht an Ihre Kunden. Das ist ideal, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen und die Rechnungserstellung zu testen.
Wenn Sie die Apps nicht bereits beim Kopiervorgang geöffnet haben, öffnen Sie diese aus der Automation heraus über den Button App starten in der Menüleiste des Editors.
Leistungen erfassen
Erfassen Sie erbrachten Leistungen entweder als Festpreis oder erfassen Sie Ihre geleisteten Arbeitszeiten mit Hilfe einer eingebauten Stoppuhr.
Der Name des Mitarbeiters, der bei Google Drive angemeldet ist und die Leistungen erfasst, wird automatisch gespeichert und erscheint später auf der Rechnung.
Rechnung erstellen
Nachdem Sie Ihre Leistung erfasst haben, kann Ihre Rechnung über die App Rechnung erstellen für einen ausgewählten Kunden erstellt und versendet werden.
Tipp: Speichern Sie sich die Apps nach dem Start als Lesezeichen, so sind sie immer griffbereit!
Rechnungen bezahlen und Mahnungen verschicken
Für den weiteren Rechnungslauf laufen die Ultradox Automationen Rechnung bezahlen und Mahnungen verschicken automatisch im Hintergrund.
In der Automation Rechnung bezahlen haben Sie in der Vorbereitung Ihre Stripe Verbindung eingerichtet.
Rechnung bezahlen
Nach Anwendung der App Rechnung erstellen, generiert und verschickt Ultradox automatisch eine Rechnung an den Kunden den Sie ausgewählt haben und sofern Sie die Funktion Sofort-Zahlung aktiviert haben, kann die Rechnung direkt aus der E-Mail per Kreditkarte bezahlt werden.
Mahnungen verschicken
Diese Automation versendet automatisch Mahnungen für fällige Rechnungen und wird nur aktiv, wenn Sie eine tägliche Ausführung eingestellt haben, wie in der Vorbereitung beschrieben.
Live Mode aktivieren
Die Anwendung Rechnungswesen, ist im Test-Mode voreingestellt, daher werden noch alle ausgehenden E-Mails an Ihre eigene E-Mailadresse verschickt und nicht an Ihre Kunden.
Wenn Sie soweit sind, dass Sie Rechnungen verschicken möchten, öffnen Sie die Dateien Rechnung erstellen und Mahnungen verschicken über Google Drive.
Dort können Sie mit dem Schalter Test/Live in den Live-Mode wechseln. Der Hintergrund der Arbeitsfläche wechselt von Grün auf Weiß.
Anpassen
Die Automation Rechnungswesen kann so verwendet werden, wie sie kopiert wurde. Sie können sie allerdings auch nach belieben Verändern und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmen angepassen.
Hier stellen wir Ihnen einige Möglichkeiten vor:
Betreffzeile der E-Mail ändern
Öffnen Sie die Automation Rechnung erstellen über Google Drive. Diese Datei enthält die Funktionen zum Erstellen und versenden der Rechnung.
Am Ende der Automation finden Sie den Baustein Sende HTML Email…, mit dem die Rechnung an Ihre Kunden verschickt wird.
Klicken Sie auf den Text /$/{firma}: … oder auf das E-Mail Icon rechts auf dem Baustein, um den Betreff der E-Mail zu bearbeiten.
Format der Rechnungsnummern ändern
Sie können die Rechnungsnummer bei der Erstellung jeder Rechnung bearbeiten.
Das vorgeschlagene Format kann geändert werden, indem Sie den fünften Baustein Benutzer befüllt das Formular… durch klicken auf das Form Icon links öffnen.
In dem Feld Rechnungsnummer sehen Sie, wie die vorgeschlagene Rechnungsnummer aufgebaut ist. Sie können das Format frei anpassen.
Rechnungsnummer zurücksetzen
Die Rechnungsnummern werden für jede Rechnung automatisch hochgezählt.
Um den Zähler auf einen bestimmten Wert zu setzen, klicken Sie rechts im Lade Zähler Baustein auf den Button 123.
Geben Sie den gewünschten Wert in den Dialog ein, der sich geöffnet hat.
Eine weitere Sprache hinzufügen
Wenn Sie Rechnungs- und E-Mail-Vorlagen in einer anderen Sprache benötigen, erstellen Sie einen neuen Ordner, der mit dem entsprechenden Länderkürzel benannt sein sollte.
Erstellen Sie nun eine Kopie der Vorlage Rechnung und Vorlage Email aus dem Ordner de oder en und verschieben diese in den neuen Ordner. Die Namen der Vorlagen müssen erhalten bleiben.
Bei der Eingabe von Sprache, Land und Währung Ihrer Kunden verwenden Sie bitte die korrekten Länderkürzel: ISO-3166-1-Kodierliste
Questions and Feedback
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Last Updated: 08.07.19