Bestellvorgang
Bestellungen sammeln und genehmigen
In diesem Beispiel lernen Sie, wie Sie einen Genehmigungsablauf erstellen können, der verschiedene Benutzer einbezieht.
Under construction ...
Erfassen Sie Bestellungen über Google Formulare. Ultradox generiert aus diesen Informationen eine Anfrage und sendet sie an den Vorgesetzten, der die Bestellungen genehmigen oder ablehnen und zusätzlichen mit einem Kommentar versehen kann.
Die genehmigten Anfragen werden in einem Tabellendokument gesammelt, so dass sie jederzeit für alle genehmigten Positionen eine Bestellung aufgeben können.
Dieses Automation beinhaltet mehrere einzigartige Funktionen
- Der Ablauf kann angehalten und wieder fortgesetzt werden, um z.B. eine E-Mail-basierte Benutzerinteraktion zu erstellen.
- Es können interaktive Formulare in Ihre E-Mails einbetten werden.
- Die E-Mails können zudem auf Desktop- und mobilen Geräten angezeigt werden oder über einen Link zu einer Webansicht weitergeleitet werden (da einige E-Mail-Clients, wie GMail oder Android, interaktive Formulare auf mobilen Geräten in der E-Mail nicht unterstützen).
- Alle Benutzer können auf diese Weise auf jedem Gerät die in der E-Mail eingebetteten Formulare nutzen.
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Erste Schritte
Sie müssen einige einfache Schritte ausführen, um diese Automation verwenden zu können.
Nachdem Sie sich bei Ultradox angemeldet und das Beispiel auf Ihr Google Drive kopiert haben, finden Sie eine Reihe von Dateien in Ihrem Projektordner:
Öffnen Sie den Projektordner auf Google-Drive
Im Projektordner befinden sich die vier Google-Dokumente Approval Template, Approved Template, Denied Template und Order Template, das Google Tabellendokument Purchase Orders und die Ultradox Automation Purchase Order sowie der Ordner Approved Orders.
Auf oberster Ebene Ihres Google Drive findet sich zudem eine Datei namens Copy of Purchase Order Form. Diese Datei ist das Google-Formular, das die Mitarbeiter ausfüllen werden.
Benennen Sie die Datei um in Purchase Order Form und verschieben Sie diese in den Projektordner, damit sich alle Dateien der Automation am selben Ort befinden.
Purchase Order Form
Werden Bestellungen über das Formular abgesendet, wird eine E-Mail mit der Liste der Artikel und einem Antwortformular an den Manager geschickt, der die Bestellung direkt in der E-Mail genehmigen oder ablehnen kann.
Genehmigt der Manager die Anfragen, wird ein PDF-Dokument mit den Bestellungen für den Anbieter erzeugt und in dem Ordner Approved Orders archiviert. Alle Bestellungen werden zudem in dem Tabellendokument Purchase Orders gelistet.
Einrichten
Tabellendokument Purchase Orders
Öffnen Sie das Tabellendokument Purchase Orders und tragen in das Arbeitsblatt Settings die Daten Ihres Anbieters und die Lieferadresse ein. In dem Arbeitsblatt Request werden alle Anfragen der Mitarbeiter automatisch gelistet, in dem Arbeitsblatt Orders die genehmigten Bestellungen.
Google-Dokument Vorlagen
Öffnen Sie die Vorlage Order Template um das Bild mit der Unterschrift auszutauschen.
Alle weiteren Google Dokument-Vorlagen sind zur Verwendung bereit und müssen nicht bearbeitet werden. Wenn Sie die Vorlagen an Ihr Corporate Design anpassen und die Texte ändern wollen, achten darauf, die Variablen nicht ungewollt zu verändern, damit die Funktionalität erhalten bleibt.
Wenn Sie mit Variablen arbeiten und Unterstützung bei den möglichen Formatierungen haben möchten, dann verwenden Sie unseren Ultradox Template Editor.
Trigger aktivieren
Wenn Nutzer ihre Anfragen übermitteln und das Formular absenden, sollte dadurch Ultradox ausgelöst werden. Dazu muss der Ultradox Trigger aktiviert sein, der das Google Tabellendokument Purchase Orders mit der Ultradox Automation verbindet.
Öffnen Sie das Tabellendokument Purchase Orders und aktivieren den Ultradox Trigger.
Sollten keine Bestätigungsmails gesendet werden, überprüfen Sie, ob der Ultradox Trigger aktiviert wurde.
Bestellungen
Um das Bestellformular Ihren Mitarbeiter zugänglich zu machen, binden Sie es in Ihre Website ein oder versenden einfach den Link an Ihre Mitarbeiter.
Öffnen Sie das Formular Purchase Order Form und klicken auf die Schaltfläche Vorschau, rechts oben in der Menüleiste. Das Formular wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet und kann über einen Reload immer wieder neu verwendet werden.
Binden Sie das Bestellformular in Ihre Website ein
Öffnen Sie das Formular und klicken auf die Schaltfläche Senden, rechts oben in der Menüleiste und in dem Popup-Dialog auf die Schaltfläche < > und kopieren den iframe-Quellcode in Ihre Website.
Testen
Testen Sie den Bestellvorgang indem Sie einfach das Formular ausfüllen und absenden. Die Bestellungen werden immer an den Besitzer der Automation gesendet, auf dessen Google Drive Konto die Automation heruntergeladen wurde.
That's it! Sie haben erfolgreich Ihre Bestellvorgänge automatisiert.
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Last Updated: 8/28/19