Serienbrief
Serienbriefe erstellen aus den Daten eines Google Tabellendokument
Mit dieser Ultradox-Anwendung können Sie die Erstellung Ihrer Serienbriefe automatisieren.
Ultradox verknüpft Ihre Serienbrief-Vorlage mit den Daten eines Google Tabellendokument und generiert ein PDF Dokument für jeden Eintrag aus der Liste.
Diese Automation verwendet die sogenannte Stapelverarbeitung, mit der Sie einen sehr einfachen Ablauf erstellen können, der dann für ausgewählte Zeilen in Google Sheet ausgeführt wird.
Einrichten
Nach dem Kopieren des Beispiels auf Ihr Google Drive (My Drive), finden Sie folgende Dateien und Ordner in dem Projektordner Mail Merge:
Die Ultradox Automation Mail Merge, das Google Tabellendokument Employee Directory, die Google Docs Vorlage Template und den Ordner Documents.
Ultradox Automation Mail Merge
Die Automation lädt eine Zeile aus dem Google Sheet mit dem sie verbunden ist, bindet die Daten in ein PDF-Dokument ein und übergibt dieses an ihren Drucker, zudem wird das PDF-Dokument auf Google Drive archiviert.
Sie können über die Automation Mail Merge sowohl die Google Docs Vorlage Template öffnen und bearbeiten, sowie das Google Tabellendokument Employees Directory.
Tabellendokument bearbeiten
Öffnen Sie das Tabellendokument Employees Directory indem Sie in der Automation Mail Merge auf die entsprechende Schaltfläche in dem Lade Zeile(n) Baustein klicken und tragen in das Tabellendokument Ihre Kontakte ein.
Serienbrief bearbeiten
Öffnen Sie die Google Docs Vorlage Templates über Google Drive oder indem Sie in der Automation Mail Merge auf die entsprechende Schaltfläche in dem Erzeuge PDF Baustein klicken.
Ändern Sie Titel, Anschreiben und Bilder, aber achten Sie darauf die Syntax der Templates (wie z.B. ${name}) nicht ungewollt zu verändern um die Funktionalität zu erhalten.
Passen Sie aber nach Bedarf Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe der Templates an.
Ändern Sie die Variablen nicht ungewollt. Ultradox erzeugt mit Hilfe der Variablen bestimmte Ausdrucke, wie die Adresszeile oder die Anrede.
Machen Sie sich mit dem Arbeiten mit Variablen vertraut, wenn Sie weitere Platzhalter, Bedingungen oder Schleifen in Ihre Vorlage einfügen wollen.
Vorschau erstellen
Öffnen Sie die Automation Mail Merge um eine Vorschau Ihres Serienbriefs zu erstellen.
Wählen Sie den Erzeuge PDF Baustein und klicken auf den Vorschau Button, der sich rechts oben auf dem Baustein befindet. Ultradox erzeugt daraufhin eine Vorschau in einem neuen Browserfenster.
Drucker einrichten
In dem Dokument drucken Baustein der Automation Mail Merge wird die Verbindung zu Ihrem cloudfähigen Drucker hergestellt, auf dem die PDF-Dokumente direkt während der Stapelverarbeitung gedruckt werden.
Klicken Sie auf vorgegebenen Drucker im Titel des Bausteins um einen Drucker auszuwählen. Falls noch erforderlich, erlauben Sie Ultradox den Zugriff auf Ihre Druckereinstellungen.
Die einzelnen PDF-Dokumente werden zusätzlich in dem Ordner Documents gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder ausgedruckt werden.
Stapelverarbeitung
Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer Vorlage Template zufrieden sind, sind Sie soweit Ihren Serienbrief zu erstellen.
Öffnen Sie die Automation Mail Merge und klicken auf den Stapelverarbeitung Button in der Menüzeile der Automation. Ultradox erzeugt daraufhin für alle Einträge des Tabellendokument Empoyee Directory ein PDF Dokument und übergibt diese an Ihren cloudfähigen Drucker.
Wenn Sie die Automation über die Ausführen Schaltfläche starten, wird nur der erste Eintrag aus dem Tabellendokument Employee Directory erzeugt.
Weitere Informationen über das Ausführen und der Stapelverarbeitung von Automationen lesen Sie hier.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung eines Serienbriefs automatisiert.
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Last Updated: 7/22/20