Airtable Serienbrief
Serienbriefe erstellen unter Verwendung der Airtable Vorlage Employee Directory
Mit dieser Ultradox-Anwendung können Sie die Erstellung Ihrer Serienbriefe automatisieren.
Ultraodx verwendet die Daten der Airtable Employee Directory und erstellt daraus einen Serienbrief im PDF-Format und übergibt diesen an Ihren Drucker.
Einrichten
Nach dem Kopieren des Beispiels auf Ihr Google Drive (My Drive), finden Sie folgende Dateien und Ordner in dem Projektordner Mail Merge:
Die Ultradox Automation Mail Merge, die Google Docs Vorlage Template und den Ordner Documents.
Ultradox läd mit Hilfe des Einträge auflisten Bausteins Ihre Daten aus der Airtable Base Employee Directory und übergibt diese an den Wiederholen Baustein, der in einer Schleife für jeden Eintrag ein PDF Dokument erzeugt und an Ihren Drucker übergibt.
Airtable Employees Directory
Um das Beispiel Serienbrief zu verwenden, kopieren Sie die Airtable Vorlage Employee Directory in Ihren Account. Anschließend können Sie in der Airtable Tabelle die Einträge anpassen.
Ultradox Automation Mail Merge
Wenn Sie Ultradox noch nie mit Ihrem Airtable-Konto verbunden haben, müssen Sie den Zugang zu Ihrem Airtable-Konto gewähren, indem Sie auf das Schlüsselsymbol in dem ersten Baustein klicken.
Sie werden dann aufgefordert, Ihren API-Schlüssel einzugeben. Kopieren und fügen Sie den Schlüssel der Airtable-API in das Textfeld ein, um Zugriff auf Ihr Airtable-Konto zu erhalten.
Nachdem Sie Ihr Airtable-Konto erfolgreich verbunden haben, können Sie nun die zu ladende Base und Tabelle auswählen.
Klicken Sie im ersten Baustein auf Employee Directory, um den Dialog Airtable-Picker zu öffnen und wählen Sie aus der Base Employee Directory die Tabelle Employee Directory.
Die Daten werden in dem Einträge auflisten Baustein geladen.
In dem Dokument drucken Baustein wird die Verbindung zu Ihrem cloudfähigen Drucker hergestellt, auf dem die PDF-Dokumente direkt während des Ausführens der Automation gedruckt werden.
Klicken Sie auf vorgegebenen Drucker im Titel des Bausteins und wählen einen Drucker aus. Falls noch erforderlich, erlauben Sie Ultradox den Zugriff auf Ihre Druckereinstellungen.
Zusätzlich werden die einzelnen PDF-Dokumente in dem Ordner Documents gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder ausgedruckt werden.
Make it yours
Google Docs-Vorlage
Öffnen Sie die Google Docs Vorlage Template und gestalten die Vorlage für Ihren Serienbrief. Ändern Sie Titel, Anschreiben und Bilder, aber achten Sie darauf die Syntax der Templates (wie z.B. ${fields.name}) und damit die Funktionalität zu erhalten.
Passen Sie aber nach Bedarf Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe der Templates an.
Ultradox erzeugt mit Hilfe der Variablen bestimmte Ausdrucke, wie die Adresszeile und die Anrede. Achten Sie daher darauf, die Variablen nicht ungewollt zu ändern.
Machen Sie sich mit dem Arbeiten mit Variablen vertraut, wenn Sie weitere Platzhalter, Bedingungen oder Schleifen in Ihre Vorlage einfügen wollen.
Vorschau erstellen
Öffnen Sie die Automation Mail Merge um eine Vorschau Ihres Serienbriefs zu erstellen.
Wählen Sie dazu den Erzeuge PDF Baustein in der Automation und klicken auf den Vorschau Button, der sich rechts oben auf dem Baustein befindet. Ultradox erzeugt daraufhin eine Vorschau in einem neuen Browserfenster.
Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, generieren Sie Ihren Serienbrief, indem Sie die Automation ausführen.
Die Einträge, die aus den Variablen erzeugt werden, werden erst in dem PDF Dokument ausgegeben. Sie werden für die Vorschau nicht generiert.
Um eine Vorschau Ihres Serienbrief mit allen Einträgen zu erzeugen, klicken Sie in dem ersten Baustein auf Einträge passend zur Abfrage und geben in dem Dialog Airtable-Abfrage festlegen für Max Records die Anzahl 1 ein. Schalten Sie zusätzlich den Dokument drucken Bausteins über den of/off Schalter aus. Nun wird bei der Ausführung der Automation ein einzelnes PDF Dokument erzeugt und in dem Ordner Documents abgelegt.
Ausführen
Öffnen Sie die Automation Mail Merge und klicken auf den Ausführen Button in der Menüzeile der Automation. Ultradox erzeugt daraufhin für alle Einträge der Airtable Empoyee Directory ein PDF Dokument und übergibt dieses an Ihren cloudfähigen Drucker.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung eines Serienbriefs automatisiert.
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Last Updated: 11/18/19