Rechnung Retro
Nur weil eine Rechnung ein Geschäftsdokument ist, bedeutet das nicht, dass sie langweilig aussehen muss
Under construction ...
In diesem Beispiel lernen Sie, aus Daten eines Google Tabellendokument und einer LibreOffice Vorlage, ansprechende Rechnungen zu generieren.
Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, das die Rechnungsdaten in einer Tabelle anzeigt und als E-Mailanhang an Ihre Kunden sendet.
Die generierten Rechnungen werden auf Google Drive hochgeladen und in einem Google Sheet verfolgt. Alle relevanten Daten werden sicher in Ihren Google Apps gespeichert.
Laden Sie sich eine kostenlose Kopie der Automation Vintage Invoice auf Ihr Google Drive.
Erste Schritte
Nachdem Sie sich eine Kopie der Automation auf Ihr Google Dirve (My Drive) geladen haben, finden Sie folgende Dateien in Ihrem Projektordner:
Öffnen Sie den Projektordner
Im Projektordner befindet sich das LibreOffice Dokument Vintage Invoice, das Tabellendokument Timesheet und der Ordner Invoices, in dem alle erzeugten Rechnungen abgelegt werden. So lassen sich Rechnungen leicht finden und bei Bedarf erneut versenden.
Die rote Datei Vintage Invoice, ist die Ultradox Automation, die alle auszuführenden Aktionen enthält.
Das Tabellendokument enthält drei Arbeitsblätter. In dem Arbeitsblatt Project werden Daten wie Namen und Anschrift Ihres Kunden, die Währungen und andere Einstellungen eintragen, das Arbeitsblatt Timesheet ist für die Erfassung der erbrachten Leistungen und in dem Arbeitsblatt Invoices werden alle ausgehenden Rechnungen automatisch aufgelistet.
Tragen Sie Ihre Daten in dem Tabellendokument an den dafür vorgesehenen Stellen ein und erhalten Sie den Aufbau der Tabellen, damit die Funktionalität erhalten bleibt.
Konfiguration
Projektdaten eingeben
Öffnen Sie das Tabellendokument Timesheet direkt über Google Drive oder über die Automation, durch klicken auf das Bearbeitungssymbol im Baustein mit Bezug auf dieses Dokument. Tragen Sie alle relevanten Daten in die Arbeitsblätter Project und Timesheet ein und überschreiben Sie die Beispielhaften Einträge.
Rechnungsnummer formatieren
Öffnen Sie die Automation Vintage Invoice. Hier können Sie die Rechnungsnummer formatieren, die wie folgt voreingestellt ist: ${now;date(yyMMdd}-${invoices;number(0000)}
Wenn Sie ein anderes Format einstellen möchten, passen Sie das Format im Werte zuweisen Baustein an.
Machen Sie sich in dieser Anleitung mit dem Arbeiten mit Variablen vertraut.
E-Mail formatieren
Öffnen Sie die Automation Vintage Invoice um die Einstellungen der ausgehenden E-Mails und die Nachricht zu bearbeiten, indem Sie auf das E-Mail Icon in dem Text E-Mail Baustein klicken.
Einige Einstellungen, wie Empfänger und Anrede, werden mittels Variablen erzeugt und müssen nicht eingegeben werden. Ändern Sie aber bei Bedarf den Namen für den Anhang, den Betreff und den Text.
LibreOffice Vorlage
Um eine Vorschau der LibreOffice Vorlage zu erstellen, klicken Sie in dem Erzeuge PDF Baustein auf den entsprechenden Button in der Menüleiste des Baustein. Wenn Sie die Rechnungsvorlage bearbeiten wollen, öffnen Sie die LibreOffice Vorlage von Ihrem lokalen Google Drive Ordner in LibreOffice.
Aktivieren Sie den Ultradox Trigger
Um alle Funktionen durchführen zu können, muss das Tabellendokument mit der Ultradox Automation über den Ultradox Trigger verbunden sein. Öffnen Sie das Tabellendokument um den Trigger zu aktivieren.
Ausführen
Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, können Sie die Automation starten, indem Sie auf den Ausführen Button in der Symbolleiste der Automation klicken.
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Last Updated: 5/6/19