Quick Serienbrief
Serienbriefe erstellen aus den Daten Ihrer Google Kontakte
Under construction …
Die Automation Quick Mail Merge ist im Besonderen für eine sehr schnelle Verarbeitung und Erstellung einer großen Menge von Dokumenten, wie Serienbriefen, geeignet.
Ultradox verknüpft eine Google Docs Vorlage mit den Daten aus Ihren Google Kontakten und generiert daraus PDF Dokumente für jeden Eintrag aus dieser Kontaktgruppe.
Ultradox erstellt die einzelnen PDF-Dokumente für jeden Kontakt gleichzeitig, was Quick Serienbrief zum weltweit schnellsten PDF-Mail Merge macht!
Einrichten
Nach dem Kopieren des Beispiels auf Ihr Google Drive (My Drive), finden Sie folgende Dateien und Ordner in dem Projektordner Quick Serienbrief:
Die Ultradox Automationen Merge und Quick Mail Merge, die Google Docs Vorlage Template und den Ordner Documents.
Ultradox Automation “Merge”
Öffnen Sie die Ultradox Automation Merge. Über diese Automation können Sie die Vorlage Template öffnen und nachdem Sie die Vorlage für Ihren Serienbrief gestalteten haben, eine Vorschau erzeugen.
Um eine Vorschau erzeugen zu können, sind in dem Formular des ersten Baustein beispielhafte Kontaktdaten voreingestellt. Anderenfalls könnten keine Werte an die Vorlage Template übergeben werden. Die Auswahl der Kontaktdaten für Ihr Adressbuch erfolgt in der Automation Quick Mail Merge.
Vorlage bearbeiten
Öffnen Sie die Google Docs Vorlage Templates und gestalten Sie diese für Ihren Serienbrief. Ändern Sie Titel, Anschreiben und Bilder, aber achten Sie darauf die Syntax der Templates (wie z.B. ${name}) nicht ungewollt zu verändern, um die Funktionalität zu erhalten.
Passen Sie aber nach Bedarf Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe der Templates an.
Ändern Sie die Variablen nicht ungewollt. Ultradox erzeugt mit Hilfe der Variablen bestimmte Ausdrucke, wie die Adresszeile oder die Anrede.
Machen Sie sich mit dem Arbeiten mit Variablen vertraut, wenn Sie weitere Platzhalter, Bedingungen oder Schleifen in Ihre Vorlage einfügen wollen.
Vorschau erzeugen
Öffnen Sie die Automation Merge und klicken in dem Titel des Erzeuge PDF Baustein auf die Schaltfläche Preview. Ultradox öffnet eine Vorschau Ihrer Vorlage in einem neuen Browserfenster.
Drucker einrichten
Öffnen Sie die Automation Merge um Ihren cloudfähigen Drucker auszuwählen, auf dem der Serienbrief gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf vorgegebenen Drucker im Titel des Dokument drucken Baustein und wählen einen Drucker aus. Falls noch erforderlich, erlauben Sie Ultradox den Zugriff auf Ihre Druckereinstellungen.
Die einzelnen PDF-Dokumente werden zusätzlich in dem Ordner Documents gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder ausgedruckt werden.
Ultradox Automation “Quick Mail Merge”
Öffnen Sie die Ultradox-Automation Quick Mail Merge und wählen eine Gruppe aus Ihren Kontakten aus. Klicken Sie dazu im Titel des obersten Baustein auf den Abschnitt angegebener Gruppe. Nun können die einzelnen Kontaktdaten an die Google Docs Vorlage übergeben werden.
Ausführen
Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer Vorlage Template zufrieden sind, sind Sie soweit den Serienbrief zu erstellen.
Öffnen Sie die Automation Quick Mail Merge und klicken auf den Ausführen Button in der Menüzeile. Ultradox erzeugt für alle Einträge der Google Kontaktgruppe ein PDF Dokument und übergibt diese an Ihren cloudfähigen Drucker.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung eines Serienbriefs automatisiert.
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Last Updated: 20.02.19