Rechnung aus Stundenzettel
Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit in einem Goolge Tabellendokument und generieren daraus Ihre Rechnungen
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie ansprechende Rechnungen aus Daten eines Google Tabellendokument generieren können. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle Daten in einer Tabelle listet und als Anhang an Ihren Kunden und optional an Ihren Buchhalter sendet.
Die generierte Rechnung wird auf Google Drive hochgeladen und ebenfalls in einem Google Sheet verfolgt.
Das macht die Rechnungsstellung einfach und alle relevanten Daten werden sicher in Ihren üblichen Google Apps gespeichert.
Kopieren Sie sich das kostenlose Beispiel Rechnung aus Stundenzettel.
Einrichten
Nachdem Sie sich bei Ultradox angemeldet und das Beispiel auf Ihr Google Drive kopiert haben, finden Sie in Ihrem Projektordner eine Reihe von Dateien:
Die Ultradox Automation Invoice From Timesheet, das Google Tabellendokument Timesheet, die Google Docs Vorlage Invoice Template, sowie den Ordner Invoices.
Make it yours
Google Dokument
Ultradox generiert aus der Google Docs-Vorlage Invoice Template Ihre Rechnungen.
Öffnen Sie die Vorlage über Google Drive oder über den entsprechenden Baustein in der Ultradox Automation und ändern Sie das Firmenlogo, die Adresse, das Image mit der Unterschrift und den Text.
Google Tabellendokument
Öffnen Sie das Tabellendokument Timesheet über Google Drive oder über den entsprechenden Baustein in der Ultradox Automation. Tragen Sie hier Ihre Kunden- und Projektdaten in das Arbeitsblatt Project ein und listen in dem Arbeitsblatt Timesheet die Angaben zu Ihren Leistungen. Löschen Sie auch hier die Beispielhaften Daten.
Soll Ihr Buchhalter ebenfalls eine Kopie der ausgehenden Rechnungen erhalten, dann wählen Sie in dem Arbeitsblatt Project bei Send email to accountant in dem Dropdown-Menü Yes.
Automation Invoice from Timesheet
Es ist nicht nötig in der Automation änderungen vorzunehmen. Wollen Sie aber Empfänger, den Betreff oder den Namen des Attachment ändern, dann öffnen Sie die Automation Invoice From Timesheet. Hier können Sie Einstellungen für die E-Mails an Ihren Kunden und an Ihren Buchhalter ändern.
In dem ersten Sende E-Mail Baustein stehen die Informationen für die E-Mail an Ihren Kunden, in dem zweiten Sende E-Mail Baustein die Informationen an Ihren Buchhalter.
Öffnen Sie den E-Mail senden Dialog über das E-Mail Icon rechts auf dem Titel des Bausteins, wenn Sie Änderungen vornehmen wollen.
Ausführen
Öffnen Sie die Ultradox-Automation Invoice From Timesheet und klicken auf den Ausführen Button in der Menüzeile der Automation.
Ultradox erzeugt daraufhin Ihre Rechnung als PDF Dokument, verschickt diese als Anhang an Ihren Kunden und archiviert sie in dem Ordner Invoices.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung Ihrer Rechnungen automatisiert.
Questions and Feedback
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Last Updated: 01.04.19