Serienbrief
Serienbriefe erstellen aus den Daten Ihrer Google Kontakte
Mit dieser Ultradox-Anwendung können Sie die Erstellung Ihrer Serienbriefe automatisieren.
Ultradox verknüpft Ihre Serienbrief-Vorlage mit den Daten Ihrer Google Kontakte und generiert ein PDF Dokument für jeden Eintrag.
Diese Automation verwendet die sogenannte Stapelverarbeitung, mit der Sie einen sehr einfachen Ablauf erstellen können, der für ausgewählte Kontakte aus Ihren Google Kontaktdaten ausgeführt wird.
Einrichten
Nach dem Kopieren des Beispiels auf Ihr Google Drive (My Drive), finden Sie folgende Dateien und Ordner in dem Projektordner Serienbrief:
Die Ultradox Automation Mail Merge, die Google Docs Vorlage Template und den Ordner Documents.
Ultradox Automation Mail Merge
Die Ultradox-Automation lädt die Einträge aus Ihren Google Kontaktdaten, bindet die Daten in ein PDF-Dokument ein und übergibt dieses an ihren Drucker. Zudem wird das PDF-Dokument auf Google Drive archiviert.
Sie können über die Automation Mail Merge die Google Docs Vorlage Template öffnen und bearbeiten.
Vorlage bearbeiten
Öffnen Sie die Google Docs Vorlage Templates über Google Drive oder indem Sie in der Automation Mail Merge auf die entsprechende Schaltfläche in dem Erzeuge PDF Baustein klicken.
Ändern Sie Titel, Anschreiben und Bilder, aber achten Sie darauf die Syntax der Templates (wie z.B. ${name}) nicht ungewollt zu verändern, um die Funktionalität zu erhalten.
Passen Sie aber nach Bedarf Schriftart, Schriftgröße und Schriftfarbe der Templates an.
Ändern Sie die Variablen nicht ungewollt. Ultradox erzeugt mit Hilfe der Variablen bestimmte Ausdrucke, wie die Adresszeile oder die Anrede.
Machen Sie sich mit dem Arbeiten mit Variablen vertraut, wenn Sie weitere Platzhalter, Bedingungen oder Schleifen in Ihre Vorlage einfügen wollen.
Kontakt auswählen
Öffnen Sie die Ultradox-Automation Mail Merge und wählen einen Kontakt aus Ihren Kontaktdaten aus um eine Vorschau erzeugen zu können. Klicken Sie dazu im Titel des obersten Baustein auf den Abschnitt angegebenen Kontakt. Nun können die Daten an die Google Docs Vorlage übergeben werden.
Vorschau erzeugen
Öffnen Sie die Automation Mail Merge und klicken Sie in dem Titel des Erzeuge PDF Baustein auf die Schaltfläche Preview. Ultradox öffnet eine Vorschau Ihrer Vorlage in einem neuen Browserfenster.
Drucker einrichten
In dem Dokument drucken Baustein der Automation Mail Merge, wird die Verbindung zu Ihrem cloudfähigen Drucker hergestellt, auf dem die PDF-Dokumente direkt während der Stapelverarbeitung gedruckt werden.
Klicken Sie auf vorgegebenen Drucker im Titel des Bausteins, um einen Drucker auszuwählen. Falls noch erforderlich, erlauben Sie Ultradox den Zugriff auf Ihre Druckereinstellungen.
Die einzelnen PDF-Dokumente werden zusätzlich in dem Ordner Documents gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder ausgedruckt werden.
Stapelverarbeitung
Wenn Sie mit dem Ergebnis Ihrer Vorlage Template zufrieden sind, sind Sie soweit Ihren Serienbrief zu erstellen.
Öffnen Sie die Automation Mail Merge, klicken auf den Stapelverarbeitung Button in der Menüzeile der Automation und wählen über den Dialog eine Gruppe Ihrer Kontakte aus. Ultradox erzeugt daraufhin für alle Einträge dieser Google Kontaktgruppe ein PDF Dokument und übergibt diese an Ihren cloudfähigen Drucker.
Wenn Sie die Automation über die Ausführen Schaltfläche starten, wird nur für einen ausgewählten Eintrag Ihrer Kontakte ein PDF-Dokument erzeugt.
Weitere Informationen über das Ausführen von Automationen und der Stapelverarbeitung lesen Sie hier.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung eines Serienbriefs automatisiert.
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Last Updated: 2/19/19