Airtable Quick Serienbrief
Serienbriefe erstellen unter Verwendung der Airtable Vorlage Employee Directory
Die Automation Quick Mail Merge ist im Besonderen für eine sehr schnelle Verarbeitung und Erstellung einer großen Menge von Dokumenten wie Serienbriefen geeignet.
In dieser Anwendung verwendet Ultradox die Daten der Airtable Employee Directory und erstellt daraus einen Serienbrief im PDF-Format und übergibt diesen an Ihren Drucker.
Ultradox erstellt die einzelnen PDF-Dokumente für jeden Eintrag gleichzeitig, was Quick Serienbrief zum weltweit schnellsten PDF-Mail Merge macht!
Einrichten
Nach dem Kopieren des Beispiels auf Ihr Google Drive (My Drive), finden Sie folgende Dateien und Ordner in dem Projektordner Quick Mail Merge:
Die Ultradox Automationen Preview, Merge und Quick Mail Merge, die Google Docs Vorlage Template und den Ordner Documents.
Airtable Employees Directory
Um das Beispiel Quick Serienbrief zu verwenden, kopieren Sie die Airtable Vorlage Employee Directory in Ihren Account. Anschließend können Sie in der Airtable Tabelle die Einträge anpassen.
Ultradox Automation Preview
Um eine Vorschau Ihrer Vorlage erzeugen zu können, müssen Sie die Automation Preview zunächst mit der Airtable Employee Directory verknüpfen, damit Ultradox für die Platzhalter in der Vorlage die Daten laden kann.
Wenn Sie Ultradox noch nie mit Ihrem Airtable-Konto verbunden haben, müssen Sie den Zugang zu Ihrem Airtable-Konto gewähren, indem Sie auf das Schlüsselsymbol in dem ersten Baustein klicken.
Sie werden dann aufgefordert, Ihren API-Schlüssel einzugeben. Kopieren und fügen Sie den Schlüssel der Airtable-API in das Textfeld ein, um Zugriff auf Ihr Airtable-Konto zu erhalten.
Nachdem Sie Ihr Airtable-Konto erfolgreich verbunden haben, können Sie nun die zu ladende Base und Tabelle auswählen.
Klicken Sie im ersten Baustein auf nicht gewählt, um den Dialog Airtable-Picker zu öffnen und wählen Sie aus der Base Employee Directory die Tabelle Employee Directory.
Wählen Sie anschließend einen Eintrag Ihrer Airtable aus, damit Ihre Vorschau geniert werden kann. Klicken Sie dazu auf Eintrag mit gegebener ID im Titel dieses Bausteins und wählen einen Eintrag aus.
Vorlage gestalten
Öffnen Sie nun die Vorlage Template über Google Drive oder indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche in dem Erzeuge PDF Baustein klicken.
Bearbeiten und gestalten Sie nun die Google Docs Vorlage Template und erstellen mit Hilfe der Automation Preview die Vorschau.
Klicken Sie dazu in dem Titel des Erzeuge PDF Baustein auf die Schaltfläche Preview. Ultradox öffnet eine Vorschau Ihrer Vorlage in einem neuen Browserfenster.
Drucker einrichten
Öffnen Sie die Automation Merge um Ihren cloudfähigen Drucker auszuwählen, auf dem der Serienbrief gedruckt werden soll.
Klicken Sie auf vorgegebenen Drucker im Titel des Bausteins und wählen einen Drucker aus. Fall noch erforderlich, erlauben Sie Ultradox den Zugriff auf Ihre Druckereinstellungen.
Die einzelnen PDF-Dokumente werden zusätzlich in dem Ordner Documents gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt verwendet oder ausgedruckt werden.
Wenn Sie Ihre Dokumente nicht beim Ausführen der Automation Quick Mail Merge auf Ihrem Drucker ausgeben wollen und keinen Drucker ausgewählt haben, dann schalten Sie den Dokument drucken Baustein über den on/off Schalter aus. Andernfalls werden alle generierten PDF Dokumente nicht nur in dem Ordner Documents, sondern auch auf Google Drive abgelegt.
Verbinden und Ausführen der Automation
Für einen reibungslosen Ablauf ist es wichtig, dass Sie auch die Automation Quick Mail Merge mit der Airtable Employee Directory verbinden.
Öffnen Sie die Automation und wählen in dem ersten Baustein die Tabelle Employee Directory, indem Sie auf den Eintrag nicht gewählt klicken und die Tabelle und Base auswählen.
Wenn Sie in der Automation Preview die Verbindung zu Airtable hergestellt haben, ist keine weitere Autorisierung erforderlich.
Ausführen
Sind Sie mit Ihrer Vorlage zufrieden, generieren Sie den Serienbrief, indem Sie in der Automation Quick Mail Merge auf den Ausführen Button in der Menüzeile klicken. Ultradox erzeugt daraufhin für alle Einträge der Airtable Employee Directory ein PDF Dokument und übergibt dieses an Ihren cloudfähigen Drucker.
That's it! Sie haben erfolgreich die Anfertigung eines Serienbriefs automatisiert.
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Last Updated: 2/20/19