Rechnungen erfassen
E-Mails nach angehängten PDF-Rechnungen durchsuchen lassen, um Ihre Buchhaltung zu automatisieren
Wenn Sie als Freiberufler arbeiten oder ein eigenes Unternehmen haben, müssen Sie möglicherweise Ihren Posteingang auf Rechnungen verschiedenster Dienstleister durchsuchen und diese für Ihren Buchhalter bereitstellen.
Mit Ultradox können Sie diese Aufgabe automatisieren, indem Sie Ihre E-Mails auf Rechnungen prüfen und in den richtigen Ordner verschieben lassen.
Ultradox extrahiert anschließend die Finanzinformationen wie Zwischensumme, Umsatzsteuern und Gesamtsumme aus der PDF-Rechnung und speichert die Daten in einem Google Sheet.
Rechnungen in Fremdwährungen werden automatisch umgerechnet, so dass auch diese Beträge in Ihrer eigenen Währung aufgelistet sind. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über die Beträge in Ihrer eigenen Währung.
Sie können die E-Mails der letzten Jahre scannen um Ihre Rechnungen auf Google Drive zu organisieren und das Google Tabellendokument mit allen Informationen der letzten Jahre zu ergänzen. Sie können die Automation aber auch täglich ausführen lassen, um neue Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen.
Erste Schritte
Nachdem Sie das Beispiel auf Google Drive kopiert haben, finden Sie folgende Dateien in Ihrem Projektordner:
Öffnen Sie den Projektordner auf Google Drive
Sie finden die Ultradox Automation Capture Invoices, die das Programm zum Scannen Ihrer E-Mails enthält, um die erforderlichen Schritte zum Speichern und Verfolgen der Daten durchzuführen.
Die App Create Rules kann verwendet werden, um neue Regeln für bisher unbekannte Dienstleister zu erzeugen.
Der Ordner Invoices enthält die Rechnungen, die nach Jahren sortiert und in entsprechenden Unterordnern gespeichert werden.
Das Tabellendokument Setup enthält die Regeln die angewendet werden, um Ihre E-Mails zu verfolgen und die Informationen aus den PDF-Dokumenten zu extrahieren.
In dem Tabellendokument Invoices werden die aus den Rechnungen extrahierten Finanzdaten gesammelt.
Regeln definieren
Um die Anwendung richtig nutzen zu können, müssen Sie eigenen Suchkriterien definieren, damit die alle für Sie relevanten E-Mails verfolgt werden.
Sie können diese Regeln in dem Tabellendokument Setup eintragen oder eigene Regeln definieren, indem Sie diese mit der App Create Rule erzeugen.
Erstellen Sie neue Regeln mit der Anwendung Create Rule, werden diese Regeln letztlich auch in das Tabellendokument Setup übertragen.
Setup
Das Dokument Setup enthält eine Reihe von beispielhaften Regeln, die für häufig verwendete Dienste voreingestellt sind. Damit Ultradox auch andere Eingangsrechnungen finden und die Finanzinformationen automatisch extrahieren kann, müssen Sie die Regeln anpassen.
Öffnen Sie das Dokument Setup um Ihre Regeln zu definieren.
Keyword
Das Schlüsselwort wird verwendet, um nur relevante E-Mails aus Ihrem Posteingang zu laden. Geben Sie einen einfachen Begriff ein, der im Betreff Ihrer E-Mail steht. Alle E-Mails, die mindestens eines der Keywords im Betreff enthalten, werden geladen und analysiert.
Verwenden Sie wenige und einfache Schlüsselwörter und stellen Sie sicher, dass alle E-Mails mit angehängten Rechnungen gefunden werden.
From, To, Subjekt
Im nächsten Schritt werden alle geladenen E-Mails analysiert und dabei überprüft, ob sie Ihrem Ausdruck für Absender, Empfänger und Betreff entsprechen.
Sie können Reguläre Ausdrücke verwenden, um komplexe Filter zu definieren.
Text
Wenn eine E-Mail Ihren Kriterien entspricht, wird die angehängte Rechnung heruntergeladen und der Text aus dem PDF extrahiert, der in der Spalte Text definiert ist.
Wenn ein Ausdruck in der Textspalte angegeben wurde, wird geprüft, ob der von Ihnen angegebene Ausdruck im Text gefunden werden kann.
Wenn der Ausdruck gefunden wurde oder gar kein Ausdruck angegeben wurde, wird die Regel angewendet und die Rechnung erfasst.
Subtotal, Tax, Total
Die Spalten Subtotal (=Zwischensumme), Tax (=Steuern) und Total (=Summe) werden verwendet, um die Finanzinformationen aus den PDF-Rechnungen mit regulären Ausdrücken zu extrahieren. Der Text in der ersten Gruppe (.*) wird extrahiert.
Tipp: Verwenden Sie die Anwendung Create Rule, um die richtigen Ausdrücke zu finden. Die App bietet Links zu einem Dienst, mit dem Sie Testen können, ob die Daten korrekt mit Ihrem Ausdruck extrahiert werden können.
Currency, Language, Country
Die folgenden Spalten werden verwendet, um die Währungs-, Sprach- und Ländereinstellungen festzulegen, in denen die extrahierten Zahlen vorliegen. Dadurch kann Ultradox auch Fremdwährungen und Zahlen erkennen, die in einer landesspezifischen Weise formatiert sind.
Account, Description
Der Text in den Spalten Konto und Beschreibung wird in das Dokument Invoice kopiert, wenn Ihre Regel übereinstimmt.
Dadurch können Sie in dem Google Tabellendokument eine Übersicht erzeugen, die Sie direkt für die Buchhaltung verwenden können.
Folder
In der Spalte Folder können Sie den Namen des Unterordners angeben, in dem die entsprechenden PDF-Rechnungen abgelegt werden.
Wenn ein Ordner noch nicht existiert, erstellt Ultradox ihn während der Ausführung.
That's it!
Wenn Sie die Regeln definiert haben, nach denen die E-Mails durchsucht und alle relevanten Daten aus den Rechnungen extrahiert werden, können Sie die Automation starten und alle Rechnungen werden automatisch in dem Tabellendokument Invoices gesammelt und die Anhänge auf Ihrem Drive archiviert!
Ausführen
Um die Automation auszuführen, öffnen Sie die Ultradox Automation Capture Invoices und klicken auf die Schaltfläche Ausführen in der Symbolleiste.
Definieren Sie in dem obersten Werte zuweisen Baustein, für welchen Zeitraum sie Ihre E-Mails durchsuchen wollen.
Automatisieren
Sie können die Automation Capture Invoices auch so konfigurieren, dass sie automatisch einmal täglich ausgeführt wird und alle E-Mails der letzten 24 Stunden überprüft.
Stellen Sie sicher, dass nur die E-Mails des letzten Tages durchsucht werden und aktivieren Sie anschließend den Timer für die tägliche Ausführung.
Klicken Sie auf den Timer in der Hauptsymbolleiste, um die Automation einmal täglich auszuführen.
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Last Updated: 27.03.19