Rechnungswesen
Leistungserfassung und Rechnungserstellung automatisieren
- Suchen Sie nach einem einfachen Weg, Ihre erbrachten Arbeitszeiten zu erfassen?
- Möchten Sie Ihren Kunden professionelle PDF Rechnungen senden?
- Möchten Sie, dass Ihre Rechnungen schneller bezahlt werden?
- Möchten Sie Ihre erbrachten Leistungen automatisch in Ihrer Rechnung detailliert auflisten?
- Haben Sie gerne einen Überblick, welche Rechnungen noch offen sind und welche bereits bezahlt wurden?
- Wollen Sie automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden, sobald Ihre Rechnungen überfällig sind?
- Möchten Sie Ihre Rechnungen und die ausgehende E-Mail an Ihre eigene CI anpassen?
- Wollen Sie, dass alle Daten wie gewohnt in Google Tabellendokumenten gespeichert werden?
Wenn Sie zumindest eine dieser Fragen mit Ja beantworten können, dann ist die Anwendung Rechnungswesen genau das Richtige für Sie!
Kopieren Sie sich alle Dateien der Anwendung Rechnungswesen kostenlos auf Ihr Google Drive.
Einrichten
Rechnungswesen für G-Suite
Sie erhalten mit der Kopie dieser Ultradox Anwendung, alle Automationen und Vorlagen, die für die Leistungserfassung und Rechnungserstellung benötigt werden.
Bevor Sie die Anwendung benutzen können, müssen Sie einmalig Ihre Unternehmensdaten und Ihre Kundendaten in das Tabellendokument Buchhaltung eintragen, das automatische Mahnwesen aktivieren, sowie optional eine Verbindung zu Ihrem Stripe-Konto herstellen.
Tragen Sie Ihre Daten in dem Tabellendokument nur an den vorgesehenen Stellen ein und ändern Sie keinesfalls den Aufbau der Tabellen, damit die Funktionalität erhalten bleibt.
Tabellendokument Buchhaltung
In dem Tabellendokument Buchhaltung sollten sich alle relevanten Daten befinden, um die Rechnungen erstellen zu können.
Arbeitsblatt Info, Kunde
Tragen Sie dazu in dem Arbeitsblatt Info und Kunden Ihre Unternehmensdaten und Kundendaten ein und löschen die vorhandenen Beispiel-Einträge.
Bei der Eingabe von Sprache, Land und Währung Ihrer Kunden, verwenden Sie bitte die korrekten Länderkürzel: ISO-3166-1-Kodierliste
Arbeitsblatt Leistungen, Rechnungen, Mahnungen
In den Arbeitsblättern Leistungen, Rechnungen und Mahnungen, werden von Ultradox alle relevanten Einträge automatisch erfasst. Sobald Sie die App Leistung erfassen und Rechnung erstellen nutzen, werden von Ultradox die Einträge generiert.
Löschen Sie auch hier die vorhandenen Beispiel-Einträge.
Sie können die Leistungen im entsprechenden Arbeitsblatt natürlich auch händisch eintragen. Allerdings wird durch die App Leistung erfassen sichergestellt, dass sich keine Tippfehler einschleichen.
Sofort-Zahlung aktivieren
Ermöglichen Sie Ihren Kunden eine sofortige Überweisung der Rechnungen per Link aus der E-Mail und verknüpfen die Ultradox Anwendung Rechnung bezahlen mit Ihrem Stripe-Konto.
Falls Sie kein Stripe-Konto besitzen, können Sie sich hier ein Testkonto einrichten.
Beim erstmaligen Öffnen der Automation Rechnung bezahlen erscheint automatisch ein Dialog in dem Sie die erforderlichen Zugriffsrechte autorisieren können.
Sollten Sie diesen Vorgang abgebrochen haben und die Zugriffsrechte manuell einrichten wollen, dann wählen sie den Baustein Zahlungsaufforderung und klicken auf das Schlüssel-Icon (das noch rot erscheint) um den Dialog zu öffnen.
Wählen Sie hier Ihr Konto aus gewähren den Zugriff auf Ihr Stripe-Konto.
Verknüpfen Sie nun die Automation mit Ihrem Stripe-Konto, indem Sie den geheimen Schlüssel (Secret key) in das entsprechende Feld in dem neuen Fenster kopieren.
Öffnen Sie anschließend das Google Tabellendokument Buchhaltung und kopieren Sie den öffentlichen Schlüssel (Publishable key) aus Ihrem Stripe-Konto in das Arbeitsblatt Infos.
Die Funktion Sofort-Zahlung Ihrer Rechnung ist nun aktiviert.
Ihre Kunden können nun direkt aus der E-Mail sowohl im Browser, als auch auf dem Handy die Zahlung durchführen.
Automatische Mahnungen aktivieren
Um automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu versenden, passen Sie zunächst im Tabellendokument Buchhaltung die Anzahl der Tage an, nach denen die entsprechenden E-Mails verschickt werden sollen.
Öffnen Sie dann die Automation Mahnungen verschicken und aktivieren Sie im Ultradox Editor den Timer, um diese Automation täglich einmal auszuführen.
Klicken Sie dazu auf den Button Timer in der Toolbar oder wählen Sie den Menüpunkt Timer im Ausführen-Menü.
Die App ist nun startklar!
Alle notwendigen Schritte für die Vorbereitung sind erfüllt und die App kann ausgeführt werden.
Passen Sie noch bei Bedarf die Rechnungsvorlage und die E-Mail-Vorlage an Ihr Corporate Design an, bevor Sie die App verwenden.
Vorlage Rechnung
Die Vorlage Rechnung ist die Vorlage für Ihre Rechnungen. In den Ordnern en und de, befindet sich jeweils eine englische und eine deutsche Version.
Sie können die Vorlagen an Ihr Corporate Design anpassen und auch das Anschreiben ändern, achten Sie aber darauf, dass die Variablen erhalten bleiben, damit die Daten aus dem Tabellendokument Buchhaltung automatisch generiert werden können.
Wenn Sie mit Variablen arbeiten und Unterstützung bei den möglichen Formatierungen haben möchten, dann verwenden Sie unseren Ultradox Template Editor.
Um die Funktionalität zu erhalten, müssen auch die Namen der Vorlage Rechnung und Vorlage E-Mail erhalten bleiben.
Legen Sie bei Bedarf neue Ordner mit den jeweiligen Länderkürzeln und einer Rechnungs- und E-Mail-Vorlage an.
Ordner Rechnungen
In diesem Ordner finden Sie alle archivierten Rechnungen nach Jahreszahl sortiert.
Sie können die Rechnungen entweder nur als PDF Dokument archivieren oder auch ein Google Textdokument speichern, falls Sie sich die Möglichkeit offen halten wollen, die Rechnungen nachträglich zu bearbeiten.
Vorlage E-Mail
Aus dieser Vorlage wird die ausgehende Email erzeugt. Die Email enthält verschiedene Textabschnitte mit entsprechenden Variablen, die je nachdem verwenden werden, ob eine Rechnung, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschickt wird.
Sie könnten die Texte ändern und das Layout an Ihr Corporate Design anpassen.
Zur Erinnerung: Um die Funktionalität zu erhalten ist es notwendig alle Variablen in der Rechnungsvorlage und in der E-Mail-Vorlage beizubehalten.
Sie können die E-Mail auch um weitere Elemente ergänzen, zum Beispiel wenn Sie Ihren Kunden zusätzliche Informationen zusammen mit der Rechnung zusenden möchten.
Nutzen Sie den Ultradox Email Designer um die Vorlage um Einträge zu erweitern und eine einwandfreie Darstellung auf allen Endgeräten zu gewährleisten.
Ausführen
Leistungserfassung und Rechnungserstellung
Nachdem Sie die Vorbereitungen beendet haben und alle relevanten Daten in die jeweiligen Dateien eingetragen sind, können Sie die Ultradox Apps für Ihre Leistungserfassung und Rechnungserstellung nutzen.
Entweder Sie haben die Apps bereits beim Kopiervorgang geöffnet oder Sie öffnen die Apps aus der Automation heraus über App starten in der Menüleiste des Editors.
Leistungen erfassen
Erfassen Sie erbrachten Leistungen entweder als Festpreis oder erfassen Sie Ihre geleisteten Arbeitszeiten mit Hilfe einer eingebauten Stoppuhr.
Der Name des Mitarbeiters, der die Leistungen erfasst, wird automatisch gespeichert und erscheint später auf der Rechnung.
Rechnung erstellen
Nachdem Sie Ihre Leistung erfasst haben, können Sie die Rechnung für einen ausgewählten Kunden erstellen und versenden.
Tipp: Speichern Sie sich die Apps nach dem Start als Lesezeichen, so sind sie immer griffbereit!
Rechnungen bezahlen und Mahnungen verschicken
Für den weiteren Rechnungslauf laufen die Ultradox Automationen Rechnung bezahlen und Mahnungen verschicken automatisch im Hintergrund.
In der Automation Rechnung bezahlen haben Sie in der Vorbereitung Ihre Stripe Verbindung eingerichtet.
Rechnung bezahlen
Nach Anwendung der App Rechnung erstellen, generiert und verschickt Ultradox automatisch eine Rechnung an den Kunden den Sie ausgewählt haben. Sofern Sie die Funktion Sofort-Zahlung aktiviert haben, kann die Rechnung direkt aus der E-Mail per Kreditkarte bezahlt werden.
Mahnungen verschicken
Diese Automation versendet automatisch Mahnungen für fällige Rechnungen und wird nur aktiv, wenn Sie eine tägliche Ausführung eingestellt haben, wie in der Vorbereitung beschrieben.
Live Mode aktivieren
Wenn Sie die Anwendung Rechnungswesen auf Ihr Google Drive kopiert haben, befindet sie sich noch im Test-Mode. Alle ausgehenden E-Mails werden im Test-Mode an Sie verschickt und gehen nicht an Ihre Kunden.
Das ist ideal, um sich mit der Anwendung vertraut zu machen und die Rechnungserstellung zu testen.
Wenn Sie soweit sind, dass Sie Rechnungen verschicken möchten, öffnen Sie die Dateien Rechnung erstellen und Mahnungen verschicken aus Google Drive.
Dort können Sie mit dem Schalter Test/Live auf den Live-Mode wechseln. Der Hintergrund der Arbeitsfläche wechselt von Grün auf Weiß.
Anpassen
Die Automation Rechnungswesen kann so verwendet werden, wie sie kopiert wurde. Sie können sie allerdings auch nach belieben Verändern und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmen angepassen.
Hier stellen wir Ihnen einige Möglichkeiten vor:
Betreffzeile der E-Mail ändern
Öffnen Sie die Datei Rechnung erstellen von Google Drive. Diese Datei enthält die Automation zum Erstellen und versenden der Rechnung.
Am Ende der Automation finden Sie den Baustein Sende HTML Email…, mit dem die Rechnung an Ihre Kunden verschickt wird.
Klicken Sie auf den Text /$/{firma}: … um den Betreff der E-Mail zu bearbeiten.
Format der Rechnungsnummern ändern
Sie können die Rechnungsnummer bei der Erstellung jeder Rechnung bearbeiten.
Das vorgeschlagene Format kann geändert werden, indem Sie den vierten Baustein Benutzer befüllt das Formular… durch klicken auf das Form-Icon links-oben öffnen.
In dem Feld Rechnungsnummer sehen Sie, wie die vorgeschlagene Rechnungsnummer aufgebaut ist. Sie können das Format frei anpassen.
Rechnungsnummer zurücksetzen
Die Rechnungsnummern werden für jede Rechnung automatisch hochgezählt.
Um den Zähler auf einen bestimmten Wert zu setzen, klicken Sie auf den Knopf mit dem Zahlensymbol.
Geben Sie den gewünschten Wert in den Dialog ein, der sich anschließend öffnet.
Eine weitere Sprache hinzufügen
Wenn Sie Rechnungs- und E-Mail-Vorlagen in einer anderen Sprache benötigen, erstellen Sie einen neuen Ordner der mit dem entsprechenden Länderkürzel benannt sein sollte.
Erstellen Sie nun eine Kopie der Vorlage Rechnung und Vorlage Email aus dem Ordner de oder en und verschieben sie diese in den neuen Ordner. Die Namen der Vorlagen müssen erhalten bleiben.
Bei der Eingabe von Sprache, Land und Währung Ihrer Kunden verwenden Sie bitte die korrekten Länderkürzel: ISO-3166-1-Kodierliste
Questions and Feedback
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Last Updated: 11.12.18