Bestellvorgang
Bestellungen sammeln und genehmigen
In diesem Beispiel lernen Sie, wie Sie einen Genehmigungsablauf erstellen können, der verschiedene Benutzer einbezieht.
Erfassen Sie eine Bestellung mit Hilfe von Google Forms. Ultradox generiert daraus eine Anfrage und sendet sie an Ihren Vorgesetzten. Dieser kann Bestellungen genehmigen oder ablehnen und zusätzlichen mit einem Kommentar versehen.
Die genehmigten Aufträge werden in einem separaten Arbeitsblatt gesammelt, so dass der Vorgesetzte jederzeit den Auftrag bequem für alle genehmigten Positionen generieren kann.
Dieses Automation beinhaltet mehrere einzigartige Funktionen
Der Ablauf kann angehalten und wieder fortgesetzt werden, um z.B. eine E-Mail-basierte Benutzerinteraktion zu erstellen.
Es können interaktive Formulare in Ihre E-Mails einbetten werden.
Die E-Mails können zudem auf Desktop- und mobilen Geräten angezeigt werden oder über einen Link zu einer Webansicht weitergeleitet werden, da einige E-Mail-Clients, wie GMail oder Android, auf mobilen Geräten interaktive Formulare in der E-Mail nicht unterstützen. Alle Benutzer können auf diese Weise auf jedem Gerät die in der E-Mail eingebetteten Formulare nutzen.
Holen Sie sich Ihre kostenlose Kopie der Anwendung Bestellvorgang
Erste Schritte
Sie müssen einige einfache Schritte ausführen, um diese Automation verwenden zu können.
Nachdem Sie sich bei Ultradox angemeldet und das Beispiel auf Google Drive kopiert haben, finden Sie eine Reihe von Dateien in Ihrem Projektordner:
Öffnen Sie den Projektordner auf Google-Drive
Im Projektordner finden Sie vier Google-Dokumente: Approval Template, Approved Template, Denied Template und Order Template.
Sie können die Dokumente direkt von Google Drive aus öffnen oder aber über die Ultradox Automation Purchase Order durch Klicken auf das Bearbeitungssymbol in dem Baustein der sich auf diese Dokumente bezieht.
Das Tabellendokument Purchase Orders wird verwendet, um alle Bestellungen zu sammeln und der Ordner Approved Orders enthält alle erzeugten Rechnungen, so dass Sie Rechnungen bei Bedarf leicht finden und erneut versenden können.
Die rote Datei ist die Ultradox Automation, die alle Aktionen enthält, die ausgeführt werden, sobald ein Benutzer das Formular absendet.
Auf oberster Ebene Ihres Google Drive finden Sie zudem eine Datei namens Copy of Purchase Order. Das ist das Google-Formular, das die Benutzer ausfüllen werden. Sie können diese Datei umbenennen und in den Ordner Approved Orders verschieben, um alle Dateien an einem einzigen Ort zu speichern.
Aktivieren
Sobald sich Ihre Benutzer über das Anmeldeformular in Ihren Newsletter eingetragen können, sollte das Anmeldeformular Ultradox auslösen, sobald die Benutzer das Formular absenden. Sollten keine Bestätigungsmails gesendet werden, überprüfen Sie, ob der Ultradox Trigger aktiviert wurde.
Trigger aktivieren
Öffnen Sie das Dokument Newsletter Recipients entweder direkt aus Google Drive oder indem Sie auf das Bearbeitungssymbol in dem Baustein klicken, der auf das Dokument verweist.
In Google Sheets finden Sie ein Add-on-Menü, mit dem Sie in der Seitenleiste den Ultradox Trigger öffnen können.
Wenn Sie den Ultradox Trigger nicht in der Seitenleiste sehen, klicken Sie auf Add-ons aufrufen… und suchen und installieren das Add-on Ultradox Trigger.
In der Seitenleiste finden Sie den Schalter mit dem Sie den Trigger aktivieren oder deaktivieren können. Wenn Sie den Trigger aktiviert haben, sollten die Bestätigungs-E-Mails versendet werden.
Den Ultradox Trigger verwenden
Der Ultradox-Trigger ermöglicht es Ihnen nicht nur, die konfigurierten Aktionen auszuführen, wenn ein Benutzer das Formular abschickt.
Sie können die Aktionen auch ausführen, indem Sie einfach eine einzelne Zeile oder mehrere Zeilen auswählen und auf den Button Ausführen klicken.
Dies ist nicht nur zum Testen nützlich, sondern auch ideal, wenn Sie z.B. Newsletter an Ihre Kunden versenden wollen oder Rechnungen neu generieren.
In diesem Beispiel wird ein SmartLink verwendet, mit dem Sie verfolgen können, wann immer ein Benutzer auf einen Link in der Bestätigungs-E-Mail klickt.
Die Bestätigungs-E-Mail enthält einen Link zu einem Sonderangebot. Wann immer der Benutzer auf diesen Link klickt, wird die Tabelle sofort aktualisiert und zeigt an, wann auf den Link geklickt wurde.
Questions and Feedback
If you have any comments on this page, feel free to add suggestions right to the Google document that we are using to create this site.
If you are not yet member of the Ultradox community on Google+, please join now to get updates from our end or to provide feedback, bug reports or discuss with other users.
Last Updated: 15.01.19