Serienbrief

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Automation erstellen und ausführen, die ein personalisiertes PDF-Dokument aus einer Google Doc-Vorlage erstellt und an ausgewählte Kontakte als Anhang sendet.

Thema

  • Erstellen Sie eine erste Automation

Voraussetzungen

  • Sie haben Ultradox bereits Ihrem Konto hinzugefügt, damit Sie eine neue Ultradox-Datei aus Google Drive erstellen können

Ziel

  • Erhalten Sie einen ersten Eindruck über die Vorteile unserer Automationen

Anleitung

Besuchen Sie https://www.ultradox.com, um Ultradox zu starten. Wenn Sie nicht bei Ultradox angemeldet sind, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden können. Klicken Sie dazu auf den Button Anmelden. Wählen Sie eine leere Vorlage aus und warten bis das Projekt geöffnet wird. Ein Willkommens-Assistent wird fragen, welche Art von App Sie erstellen möchten. Klicken Sie auf Leere neue App erzeugen und schließen Sie den Assistenten. Klicken Sie auf den Namen des unbenannten Dokuments und geben ihm einen sinnvollen Namen, z.B. Vertrag senden.

Kontakt laden

Lade einen Kontakt mit den wichtigsten Feldern und zwar den gegebenen Kontakt

  • Klicken Sie auf der Seitenleiste auf Google Kontakte, um das Menü mit den entsprechenden Bausteinen zu öffnen
  • Ziehen Sie den Baustein Lade Kontakt(e) aus der Seitenleiste in die leere Arbeitsfläche
  • Klicken Sie auf den gegebenen Kontakt im Titel des Bausteins
  • Ihr Google-Kontakt-Adressbuch wird mit den Kontaktgruppen auf der linken Seite geöffnet. Wählen Sie einen Kontakt, den Sie zum Testen Ihrer Automation verwenden möchten, dessen Name nun im Titel des Bausteins angezeigt wird

Ein PDF generieren

Erzeuge PDF aus der Vorlage die angegebene Datei

  • Ziehen Sie einen Google Text … nach PDF Baustein per Drag & Drop in die Arbeitsfläche unter den  Lade Kontakt(e) Baustein. Klicken Sie auf Erstellen, wenn Sie dazu aufgefordert werden, entweder eine Vorlage auszuwählen oder zu erstellen
  • Wechseln Sie zu dem neuen Tab im Browser, in dem das leere Google Textdokument geöffnet wurde
  • Klicken Sie dann auf Add-ons und öffnen die Seitenleiste des Ultradox Template Editors. Wenn das Add-on noch nicht installiert sein sollte, klicken Sie auf Add-ons aufrufen..., um den Template-Editor zu suchen und zu installieren
  • Sie können die Textvorlage in Vertrag umbenennen, indem Sie auf den Namen der neuen Vorlage klicken
  • Da die Vorlage ein gewöhnliches Google Textdokument ist, können Sie einfach mit dem Schreiben beginnen, um das Dokument zu erstellen
  • Fügen Sie den Namen, die Adresse usw. des Kontakts ein, indem Sie auf die entsprechenden Variablen in der Seitenleiste klicken
  • Sie können jederzeit eine Vorschau Ihres Dokuments erstellen, indem Sie auf das Augensymbol in der Seitenleiste klicken. Es werden dabei die Daten aus dem ausgewählten Testkontakt für die Vorschau verwendet
  • Wenn Sie wieder zu dem Tab mit dem Ultradox-Editor wechseln, finden Sie in dem Baustein, der das PDF-Dokument erzeugt, die erstellten Variablen und den neuen Namen des Textdokuments

Ein E-Mail Baustein hinzufügen

Sende E-Mail mit Betreff Vertrag ${fullName} to ${email}

  • Klicken Sie auf E-Mail in der Seitenleiste, um einen Text E-Mail Baustein hinzuzufügen, der dieses Dokument als Anhang versenden wird
  • Wenn Sie den Text E-Mail Baustein hinzufügen öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Betreff, den Text und den Empfänger der E-Mail eingeben können.
    Der Text, den Sie in die Eingabefelder mit     hellblauem Hintergrund eingeben, kann auch Variablen enthalten.
    Geben Sie     ${email}in das Empfängerfeld der E-Mail ein, um die E-Mail an den ausgewählten Kontakt zu senden. Wenn Sie beginnen zu tippen, werden die verfügbaren Variablen mittels der automatischen Vervollständigung angezeigt und können per Tab Taste ausgewählt werden.
  • Geben Sie einen Betreff ein, zB. Vertrag für ${fullName} und den Text der E-Mail, z.B. 
Hallo ${fullName},
im Anhang finden Sie Ihren Vertrag.

Mit freundlichen Grüßen,
  • Versehen Sie den Anhang, den Sie in der E-Mail versenden wollen mit einem Haken. Sie können den Namen der angehängten Datei ändern, indem Sie auf den Anhang klicken. Ändern Sie den Namen in Vertrag ${familyName}.pdf

Testen Sie es!

Im Testmodus werden alle E-Mails an Sie selbst versendet.

Wechseln Sie also in den Testmodus über den Schalter oben rechts in der Menüleiste. Erst im Live-Modus werden E-Mails an die ausgewählten Kontakte geschickt.

Um den Testlauf auszuführen, wählen Sie den Menüpunkt Ausführen >  Ausführen. Alle Bausteine werden von oben nach unten ausgeführt und Sie erhalten die E-Mail mit dem beigefügten Anhang.

Um z.B. Verträge bzw. PDF Dokumente an eine Anzahl ausgewählter Kontakte zu senden, wählen Sie den Menüpunkt Ausführen > Stapelverarbeitung. Markieren Sie die Kontakte im Picker-Dialog und starten Sie die Stapelverarbeitung.

Für jeden der gewählten Kontakte wird ein entsprechender Vertrag erzeugt und per E-Mail verschickt.

Wenn Sie mit den Ergebnissen zufrieden sind, wechseln Sie vom Testmodus in den Live-Modus, um die Ultradox-Anwendung auszuführen und die E-Mails jetzt wirklich an die E-Mail-Adressen der ausgewählten Kontakte zu verschicken.

Das haben Sie gelernt

  • Erstellen und Ausführen einer Automation
  • PDF-Dokumente aus einer Google-Doc Vorlage erstellen
  • Personalisierte PDF-Dokumente als E-Mail Anhang versenden

Erfahren Sie mehr

Weitere Informationen zu Ultradox finden Sie in den folgenden Anleitungen:

Questions and Feedback

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Last Updated: 07.11.17