Doc Builder

Sparen Sie mit dem Doc Builder Arbeitszeit bei der Erstellung Ihrer Finanzberichte, Ihrer juristischen Dokumente, dem technischen Support, der Kundenbetreuung und vielem mehr!

Setzen Sie Snippets ein, die spezielle Befehle enthalten, um Ihre Dokumente mit realen Daten aus verschiedenen Datenquellen zu befüllen.

Der Doc Builder speichert Snippets mit nativer Google Docs Formatierung und kann optional Ihre Snippets automatisch nach Themen definieren, die in einer Google Tabelle definiert sind.

Organisieren Sie Ihre häufig verwendeten Text Snippets in Ordnern auf Ihrem Google Drive für einen schnellen Zugriff.

Installation

Installation des Doc Builder Add-on

Installieren Sie das Add-on, indem Sie auf das Add-ons Menü in Google Docs klicken und nach dem Doc Builder Add-on in der Liste der verfügbaren Add-ons suchen.

Der Doc Builder wird dann installiert und ein spezielles Menü erscheint im Menü "Add-ons".

Sie können dann das Add-on auch aus dem Add-ons Menü in Google Docs starten, indem Sie im Untermenü Doc Builder auf Open Sidebar klicken.

Snippets

Einfügen von Snippets

In der Seitenleiste finden Sie eine Reihe von Snippets und Ordnern. Wenn Sie den Doc Builder zum ersten Mal öffnen, finden Sie in der Seitenleiste eine Sammlung von Demo-Snippets, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Um ein Snippet in Ihr Dokument einzufügen, legen Sie einfach den Cursor an die Stelle in Ihrem Dokument, wo Sie das Snippet einfügen möchten und klicken Sie auf das Snippet in der Seitenleiste.

Das Snippet wird dann in Ihr bestehendes Dokument eingefügt. Alle Formatierungsoptionen werden beibehalten - es sei denn, Sie wählen eines der Themen im Formatierungsbereich aus.

Organisieren von Snippets

Snippets sind gewöhnliche Google-Dokumente und können in Ordnern auf Google Drive organisiert werden.

Um eine eigene Sammlung von wiederverwendbaren Text-Snippets zu erstellen, erstellen Sie einfach ein eigenes Google Documents für jedes Snippet.

Sie können Ihre Snippets in Ordnern auf Google Drive organisieren. Die Seitenleiste spiegelt die Ordnerstruktur auf Ihrem Google Drive wider und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die Dateien und Ordner.

Durchsuchen von Ihrem Google Drive

Klicken Sie auf das Google Drive-Symbol in der Symbolleiste, um zu Ihrem Google Drive-Stammverzeichnis zu gelangen. Alle Google Dokumente und Ordner werden angezeigt und können nach den Dateien durchsucht werden, die Sie einfügen möchten.

Markierter Ordner

Um zu vermeiden, dass Sie jedes mal erneut den Ordner mit Ihren Snippets suchen müssen, wenn Sie den Doc Builder öffnen, können Sie den Ordner markieren, indem Sie auf den Stern rechts neben dem Ordnernamen klicken.

Das Sternsymbol in der Symbolleiste wird aktiv und Sie können zum markierten Ordner springen, indem Sie einfach auf diese Schaltfläche klicken.

Um den Ordner zu löschen oder einen anderen markierten Ordner auszuwählen, springen Sie zu Ihrem Google Drive Verzeichnis und navigieren manuell zum markierten Ordner.

Sie können die Markierung einfach wieder aufheben, indem Sie erneut auf das Symbol klicken oder indem Sie eine neuen Ordner markieren und damit die bisherige Markierung aufheben.

Formatierung

Designvorlagen

Designvorlagen sind eine großartige Möglichkeit, die gleichen Text-Snippets in verschiedenen Dokumenten wieder zu verwenden.

Angenommen, Sie arbeiten an Vorlagen für verschiedene Kunden und möchten, dass diese jeweils an das Corporate Design Ihrer Kunden angepasst sind. Doc Builder ermöglicht es Ihnen, verschiedene Designvorlagen für jeden Klienten zu erstellen, die dann automatisch bei dem Einfügen von Snippets angewendet werden.

Automatische Formatierung von Snippets

Beim Einfügen eines Snippets können Sie entweder die Original-Formatierung beibehalten, indem Sie im Dropdown-Menü Themen auswählen. Oder Sie können ein Thema auswählen, um die themenspezifische Formatierung beim Einfügen des Snippets anzuwenden.

Wenn Sie den Doc Builder zum ersten Mal für ein neuen Dokument öffnen, finden Sie eine Reihe von vordefinierten Themen zur Auswahl.

Dokumente formatieren

Sie können die Formatierung Ihres Dokuments mit einem einzigen Klick ändern, indem Sie einfach das gewünschte Thema auswählen und auf den Button Übernehmen klicken.

Auswahl formatieren

Sie können das Thema auch anwenden, indem Sie einen Abschnitt in Ihrem Dokument auswählen, das gewünschte Thema auswählen und auf den Button Übernehmen klicken.

Der ausgewählte Abschnitt wird nach dem ausgewählten Thema formatiert.

Erstellen von Designvorlagen

Die Vorlagen sind in einer Google Tabelle angegeben. Sie können das Arbeitsblatt mit den Standardthemen öffnen, indem Sie auf das öffnen Symbol rechts neben der Auswahl klicken.

Um ein eigenes Set von Designvorlagen zu erstellen, klicken Sie auf das Plus Symbol. Ein neues Arbeitsblatt wird auf Ihrem Google Drive erstellt, das eine Kopie der Standardthemen enthält.

Die erste Spalte enthält den Namen der Vorlage, die in der Seitenleiste angezeigt wird.

Die restlichen Spalten enthalten die Formatierungen für die verschiedenen Überschriften, den Fließtext usw.

Formatieren Sie einfach den Inhalt Ihre Zellen, so wie er auch in Ihren Dokumenten erscheinen soll.

Smart Snippets

Smart Snippets werden mit einem roten Symbol anstelle des blauen Google Docs Symbols angezeigt.

Wenn Sie auf ein rotes Snippet klicken, wird eine Mini-App direkt in der Doc Builder Sidebar gestartet und Sie können sofort Text oder formatierte Snippets erstellen.

Smart Snippets können so einfach sein wie das Beispiel des Taschenrechners, der nur die Eingabe auswertet um das Ergebnis an der Cursorposition einzufügen.

Sie können aber auch sehr anspruchsvoll sein und Daten in mehreren interaktiven Schritten sammeln, Berechnungen durchführen und vieles mehr, wie im Beispiel Time Tracker.

Erstellen von Smart Snippets

Smart Snippets sind Ultradox Anwendungen, die direkt in der Doc Builder Sidebar ausgeführt werden. Genau wie herkömmliche Ultradox Apps können Sie mehrere interaktive Schritte erstellen, auf externe Dienste zugreifen und vieles mehr.

Die App erzeugt dann Klartext oder ein Google Doc, das dann an der Cursorposition eingefügt wird.

Text Snippets

Smart Snippets, die reinen unformatierten Text als Ausgabe erzeugen, laufen sehr schnell und sind die richtige Wahl, wenn Sie Inline-Text an der Cursorposition einfügen wollen.

Denken Sie an das Beispiel des Taschenrechners, an ein formatiertes Datum oder wenn Sie Daten nachschlagen wollen, um sie direkt an der Cursorposition einzufügen.

Das Erstellen eines intelligenten Text-Snippets setzt voraus, dass der letzte Baustein Ihrer Automation ein Output Parameter Baustein ist, der eine Ausgabevariable namens snippetText definiert.

Der Inhalt der Variablen snippetText wird dann an der Cursorposition eingefügt.

Now

Werfen wir einen Blick auf das einfachste Smart Snippet. Es wird nur das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit an der Cursorposition ausgegeben:

Wechseln Sie einfach den SnippetText in den Template-Modus, indem Sie auf das Symbol rechts neben dem Textfeld klicken, so dass es einen blauen Hintergrund erhält. Geben Sie jetzt ${now;datetime(op=medium)} ein, um das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in einem mittellangen Format auszugeben, und klicken Sie auf Speichern.

Nun aktivieren Sie Ihre App, indem Sie im Ultradox-Editor auf App konfigurieren klicken und stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht einloggen müssen.

Ihr erstes Smart Snippet ist nun einsatzbereit. Wählen Sie es einfach mit dem Doc Builder aus, um das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit an der Cursorposition einzufügen.

Calculator

Der Rechner, den Sie in der Sammlung der Demo-Snippets finden, ist zwar etwas komplexer, aber dennoch einfach: Er fragt den Benutzer nach einem Wert, zeigt dann eine Benachrichtigung an und fügt das Ergebnis in das Dokument ein:

Google Docs Snippets

Smart Snippets, die ein formatiertes Google Doc erstellen, um eingefügt zu werden, sind viel leistungsfähiger, aber sie sind auch schwieriger zu implementieren.

Warum ist das so? Sie müssen ein temporäres Google Doc auf Ihrem Laufwerk erstellen, warten, bis das generierte Dokument in das Hauptdokument eingefügt wurde, und dann die Datei vom Laufwerk löschen.

Schauen wir uns das Vertragsbeispiel an, das einen Vertragskopf erzeugt, indem es die eingegebenen Daten in einer Google Doc Vorlage zusammenführt.

Der letzte Baustein ist ein Output Parameter Baustein, der zwei Ausgabevariablen definiert: snippetFileId und onSnippetInserted.

Die snippetFileId muss die ID der einzufügenden Datei angeben. Da wir unser zusammengeführtes Google Doc in Google Drive hochgeladen haben und der Upload Baustein die fileId als Ausgabeparameter bereitstellt, können wir diese Variable einfach verwenden, um diesen Ausgabeparameter zu füllen.

Laden Sie Ihr generiertes Google Doc in einen Ordner hoch, den jeder im Internet finden und anzeigen kann.

Die Freigabeeinstellungen sind wichtig, damit die Benutzer Ihres Smart Snippets auf die erzeugte Datei zugreifen können, um sie in das Dokument einzufügen, an dem sie gerade arbeiten.

Der zweite Ausgabeparameter nimmt eine URL, die aufgerufen wird, sobald das generierte Snippet in das Dokument eingefügt wurde.

Wir verwenden die URL der aktuellen Automation und übergeben die fileId als Parameter, so dass wir die erzeugte Datei löschen können, nachdem sie eingefügt wurde.

Weisen Sie der Variablen onSnippetInserted den folgenden Ausdruck zu: 

https://www.ultradox.com/runAsync/${_internal.publicKey}?fileId=${fileId}

Die ersten Blöcke der Automation werden nur ausgeführt, wenn die fileId vorhanden ist. Dies kann durch die Verwendung eines If-Blocks mit der folgenden erweiterten Bedingung erreicht werden: 

'${fileId}'.length > 0

Sie können dieses Beispiel als Vorlage für Ihre eigenen weiterentwickelten Smart Snippets verwenden. Erstellen Sie die eigentliche Logik Ihres Smart Snippets im "Andernfalls"-Teil der Bedingung.

Das Vertragsbeispiel fragt nur nach Werten, die über ein Formular eingegeben werden sollen, zeigt dann eine Benachrichtigung für den Benutzer an und fügt die Werte in ein Googe Dokument ein.

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Last Updated: 11/19/18