Ultradox ausführen

Eine Ultradox Automation kann über verschiedene Aktionen ausgeführt oder ausgelöst, also “getriggert” werden. Die Automation kann direkt über den Ultradox Editor ausgeführt werden, aber lässt sich auch über externe Dienste, wie Google Formulare oder Tabellendokumente, über Zapier oder via API triggern.

Ultradox Editor

Ausführen

Jede beliebige Automation kann durch Anklicken des Ausführen Button in der Symbolleiste oder über den Menüpunkt Ausführen und den weiterführenden Link Ausführen gestartet werden.

Wenn Sie Ihre Automation aus dem Ultradox Editor starten, wird gleichzeitig über die Konsole ein Live-Feedback ausgegeben über alle laufenden Anweisungen.

App ausführen

Automationen können auch als benutzerorientierte Anwendungen konfiguriert werden, die entweder öffentlich verfügbar sind oder gesicherte Inhouse-Applikationen. Diese Apps eignen sich zB für die Erstellung und Überprüfung von Dokumenten, die Bearbeitung von Genehmigungsprozessen, die Urlaubsplanung und vieles mehr.

Stapelverarbeitungen

Ebenso können Stapelverarbeitungen direkt aus dem Ultradox-Editor ausgeführt werden. Stapelverarbeitung sind Prozesse, die wiederholt ausgeführt werden sollen, wie zB. das Versenden eines Newsletters an Ihre Kontakte, das Auswählen von Dokumenten für eine Weiterverarbeitung wie das Drucken oder das Wählen einer Zeile verschiedener Google Tabellen usw.

Hintergrundprozesse

Ultradox Automationen können im Hintergrund ablaufen um die ein mal konfigurierten Anwendungen auszuführen. Andere Ultradox Automationen interagieren mit einem Benutzer und benötigen für die Ausführung diese Eingaben.

Automationen, die ohne weitere Interaktion mit einem Benutzer ablaufen werden Hintergrundprozesse genannt.

Mit Hintergrundprozessen lassen sich zB Tages- oder Wochenberichte erstellen, indem ein Timer in Wiederholschleife konfiguriert wird.

Der Ablauf erfordert keine Benutzerinteraktion, sondern läuft im Hintergrund und generiert zB Berichte zum Speichern, Drucken oder Versenden per E-Mail.

Hintergrundprozesse lassen sich auch über externe Dienste, wie Google Formulare oder Tabellendokumente, über Zapier oder via API triggern und auslösen.

Benutzerinteraktionen

Sie haben mit Ultradox die Möglichkeit Automationen zu erstellen, die mit Benutzern interagieren und die Übergabe dieser Daten für die Ausführung der Automation benötigen und nicht im Hintergrund ablaufen könne.

Ultradox Automationen die zu interaktiven Schritten auffordern benötigen Benutzerinteraktionen um ausgeführt zu werden.

Die Ultradox Bausteine die sich dafür eignen, sind auf der Seitenleiste unter Benutzerinteraktionen aufgeführt, wie zB der Formular oder Benachrichtigung Baustein. Weitere Interaktions-Bausteine finden Sie unter Google Tabellen, Kontakte, Drive und Cloud Print.  

Um interaktive Abläufe zu erstellen und zu testen aktivieren Sie einfach die Benutzerinteraktion für mehrere Bausteine und klicken Sie auf das Symbol Ausführen. Ultradox wird Ihren Datenfluss unterbrechen und den Benutzer zu Interaktionen auffordern und den Prozess wieder starten, sobald der Benutzer die Daten eingegeben hat.

Wenn Sie anderen Benutzern die Ausführung Ihrer Automation aus dem Ultradox Editor ermöglichen möchten, teilen Sie Ihre Automation im Bearbeitungsmodus mit Ihren Benutzern.

Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung können die Datei direkt von Google Drive oder durch Öffnen der URL Ihrer Ultradox Datei öffnen und ausführen.

Beispiel Stapelverarbeitung

Stapelverarbeitung für eine Grußkarte

Erstellen wir einen Stapelauftrag, in dem die personalisierten Grußkarte “frohes neues Jahr” für ausgewählte Kontakte als PDF Dokument erzeugt und ausgedruckt wird.

Kontakte laden und Vorlage erzeugen

Zuerst benötigen wir einen Lade Kontakt(e) Baustein aus Google Kontakte. Klicken Sie auf den gegebenen Kontakt und wählen einen Kontakt über den folgenden Dialog aus. Der Baustein sollten daraufhin wie folgt aussehen:

Lade einen Kontakt bei Stapelverarbeitung, anderenfalls lade Kontakt

Der Button Stapelverarbeitung in der Symbolleiste ist nun aktiv.

Anschließend fügen wir einen Nach PDF Baustein aus Google Texte hinzu und verknüpfen ihn mit einem Google Textdokument, das wir über den Dialog erstellen.

Erzeuge PDF aus der Vorlage Grußkarte

Ein Google Textdokument wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Wir benenne es um in Grußkarte und wollen in diesem einfachen Beispiel Hallo Kontakt, wir wünsche ein frohes neues Jahr! eingeben und evtl. ein Bild einfügen.

Variablen

Damit diese Vorlage für alle ausgewählten Kontakte personalisiert werden kann, fügen wir anstelle eines Namens eine Variable ein. Dazu öffnen wir über das Menü Add-ons den Ultradox Template Editor in der Seitenleiste. Dieser listet alle Variablen auf, die über den Lade Kontakt(e) Baustein zur Verfügung stehen.

Wählen wir durch anklicken die Variable givenName. Nun steht in unserer Vorlage Hallo , wir wünsche ein frohes neues Jahr!

Drucker auswählen

Abschließend fügen wir an das Ende der Ultradox Automation einen Dokument drucken Baustein aus Google Cloud Print hinzu und wählen einen vorgegebenen Drucker aus.

Drucke Dokument auf Drucker Canon Series

Testdurchlauf

Jetzt können wir einen Testdurchlauf starten.

Für einen Testdurchlauf schalten wir vorerst den Dokument drucken Baustein aus, indem wir den on/if/off Button auf off stellen.

Klicken Sie nun auf Stapelverarbeitung in der Symbolleiste oder starten die Stapelverarbeitung über den Menüpunkt Ausführen. Wählen Sie über den Dialog die einzelnen Kontakte aus, die unsere Grußkarte erhalten sollen und klicken auf Stapelverarbeitung starten.

Nun wird die Ausgabe in der Konsole gestartet und listet live die Aktionen die ausgeführt werden und eine prozentuale Statusanzeige über den Fortschritt. In unserem Fall sollten die geladenen Kontakte und die Erzeugung der personalisierten Vorlagen angezeigt werden.

Stapelverarbeitung ausführen

Stellen Sie den on/if/off Button im Dokument drucken Baustein auf on und starten die Stapelverarbeitung! Die personalisierten Dokumente werden gedruckt.

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Last Updated: 15.02.19